Tecnologia

Gestão de projetos de TI: conheça as principais ferramentas

A gestão de projetos de TI é muito mutável, especialmente, porque novas tecnologias são criadas a todo instante. O gerenciamento de projetos no TI, não é um bicho de sete cabeças como alguns tentam passar para as pessoas.

Adaptar, portanto, estratégias e projetos termina sendo um dos grandes desafios do setor. Principalmente, se não for implantado um gerenciamento de projetos muito eficiente. 

A maioria dos condomínios busca ter um sistema de portaria inteligente, justamente para fazer bem esse controle das pessoas e processos.

Se, até muito pouco tempo atrás, as coisas novas da área de tecnologia da informação acabavam demorando a chegar no mercado brasileiro, hoje isso foi mudado drasticamente. 

Afinal, a maior parte das empresas voltaram seu foco para a importância do setor de TI.

Hoje as indústrias que trabalham com pesagem e precisam de um software para controle de pesagem, esse software ajuda bastante as empresas que trabalham com esse tipo de atividade em seus negócios.

E de acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Software, o Brasil já lutava com grandes potências tecnológicas em 2017, tendo o 9.º lugar em investimentos. O valor, na época, ia além dos 30 bilhões de dólares em hardware e serviços de TI.

Vê-se que o mundo tem investido muito em tecnologia, principalmente, na área de segurança, como as novas tecnologias e rastreador via satélite para carros, ajudar na redução do número de carros furtados na cidade.

E falando nisso, a previsão para o ano de 2019 era que os os investimentos no mundo inteiro chegassem a ultrapassar a casa dos US$3 trilhões de dólares. E a maior parte desse capital era toda destinada para soluções de software de serviços.

Por exemplo, muitas empresas têm construído softwares próprios. Uma empresa de chapa 1020, pode simplesmente criar um onde os clientes solicitam seus serviços sem precisar sair de casa, e fica tudo organizado.

Para construir um software, é preciso de gestão, e é isso que vamos apresentar aqui. Mostrar como funciona a gestão de projetos de TI, dicas e muitos outros aspectos importantes para o crescimento dessa área.

Conceito de Gestão de projetos de TI

O guia de referência no tema, define projeto como um grupo de ações temporárias, feitas em grupo, e focadas em produzir um produto, serviço ou algum tipo de resultado esperado. 

Por exemplo, um projeto como a construção de um selo mecânico viton, nesse caso se juntarão funcionários de uma empresa para fabricar esse item. Isso é um projeto, ações temporárias e focadas em fazer um produto.

O responsável pela gestão de projeto tem que ter habilidades bastantes refinadas de gerenciamento de tempo, trabalho em time e organização do fluxo de serviços focando no sucesso do projeto.

A gestão de projetos de TI tem a função de garantir que o desenvolvimento das demandas sejam feitos de acordo com os planejamentos da empresa, realizando corretamente todas as partes do fluxo de serviço. Cumprindo as metas e o cronograma do projeto.

Além disso, por meio de uma ótima gestão de projetos de TI, a pessoa, como gestor ou gestora, vai conseguir gerar métricas e vários outros indicadores de produtividade e eficiência.

Além de conseguir acompanhar possíveis situações de riscos e tomar atitudes mais preventivas, se antecipando a crises e aos atrasos, o que é muito importante, já que o cenário de TI é mesmo muito complicado. 

Inovações e instrumentos surgem a todo instante, fazendo com que os gestores tenham que rever seus procedimentos com muito mais frequência do que as outras áreas que exigem gestores.

Vale ressaltar que, em alguns contextos, é necessário fazer a gestão de vários projetos ao mesmo tempo, o que vai exigir muitos dos gestores da empresa. 

Por isso, o treinamento treinamento admissional NR 18 deve ser muito bem preparado, e cuidadoso.

Especialmente, para as pequenas empresas, que geralmente não têm experiência e habilidade exigidas à resolução de problemas que surgem da má gestão, o prejuízo nos lucros da empresa podem ser desastrosos por um longo tempo.

Em todos os aspectos, usar um gerenciador de projetos mais completo, deve ser de grande ajuda. Mas, antes, deve-se começar a optar pela metodologia certa para que o gestor faça a gestão de projetos de TI, e para que essa gestão seja a mais organizada possível.

Todas as empresas precisam ter uma gestão organizada, até uma empresa de aluguel de andaimes e escadas, pois sem organização necessária, os inquilinos ficarão insatisfeitos com a moradia oferecida a eles, por isso, a organização se faz muito necessária.

As ferramentas da gestão de TI

Considerando as diferentes opções que existem para auxiliar a gestão de projetos de TI, muitos se perguntam quando usar elas.

Sabe-se que a resposta não é tão fácil assim, saber a hora correta para utilizar uma solução de gestão, é mais uma das batalhas que gestores e líderes de TI têm que passar por cima todos os dias. 

Porque isso vai depender de diversos fatores, tamanho do time, orçamento disponível na empresa, dificuldade dos projetos e outros fatores. 

A princípio, é fundamental levar em consideração algumas características de um projeto que normalmente exigem a utilização de uma ferramenta.

Por exemplo, os projetos complexos e ininterruptos, como o desenvolvimento de algum software, que exige os processos e um auxílio na metrificação do trabalho, é uma solução bem melhor do que o uso de planilhas.

Utilizando de um exemplo, imagine que uma empresa que faça cabeamento estruturado fibra óptica que ela precise guardar toda a informação envolvendo os metros de cabos que foram usados para o trabalho. 

Sabe-se que fazer isso por meio de uma planilha, toma muito tempo. Por isso, a criação de um software que automatize essas informações se torna uma melhor opção.

Projetos que envolvam funcionários remotos também devem exigir um software para que todos estejam integrados.

Ter o gŕafico de gratt conectado à uma ferramenta, por exemplo, pode auxiliar na gestão de projetos de TI. Algumas ferramentas oferecem uma visualização simples das tarefas da sua equipe, permitindo o planejamento e a execução de projetos. 

Além disso, o diagrama de Gantt pode ser muito útil para controlar equipes remotas, pois coloca todos na mesma página sem a exigência de inúmeras reuniões e trocas de e-mail. 

Portanto, há algumas ferramentas que são mais utilizadas, como:

  1. A JIRA, para os planejamentos;
  2. A Estrutura Analítica do Projeto, para o mapeamentos do projeto;
  3. E o Trello, para as tarefas da equipe;
  4. Banco de conhecimento, para os feedbacks.

Agora, o modo com que essas ferramentas são implementadas depende da cultura da empresa. O processo pode ser de vez, ou pode ir se desenvolvendo em pequenos times até que todos se acostumem, cabe ao gestor e outros líderes definirem isso.

Dicas para realizar uma gestão de projetos de TI

Fazer a gestão de projetos em TI exige algumas coisas e que normalmente podem ser complexas. Por isso, aqui vão algumas dicas:

  1. O controle de riscos

Fala-se que todo gerenciamento precisa organizar, logo no planejamento, uma gestão de riscos. Na área de TI isso é o mais importante, afinal, trabalha-se com muitos dados valiosos. E a segurança desses dados é uma das maiores preocupações dos negócios.

Com o gerenciamento de riscos pode-se antecipar algumas complicações, alterar parte do que foi planejado para evitá-los ou dar respostas rápidas caso ocorram. Deste modo, minimiza-se os efeitos causados no projeto. 

Afinal, não é sempre possível neutralizar todas as ameaças, e muitas vezes ser ágil na resolução é a melhor alternativa para o problema em questão.

  1. Estabelecer prioridades

É natural que algumas etapas no decorrer do projeto tenham que ser ajustadas, por imprevistos ou até atrasos. 

Para que esses reajustes não mexam na qualidade ou eficiência do projeto, o gestor ou líder deve elencar quais são os pontos mais importantes e urgentes daquele processo. Para assim, minimizar as consequências nos projetos.

  1. Atualizar os cronogramas e compartilhar

A boa gestão de projetos de TI vai na contramão da ideia hierárquica e centralizada em um único profissional. 

Afinal de contas, a área de tecnologia da informação mexe todos os setores da empresa, significa que todos podem participar.

Para que isso seja de fato eficiente é essencial que o gestor tenha um cronograma atualizado e compartilhe as modificações em tempo real com os demais participantes.

Deste modo, os profissionais devem se planejar previamente e manter o cronograma. 

  1. Utilize um método de gerenciamento

A quarta dica para implementar uma gestão de projetos de TI boa é estabelecer qual método de gerenciamento será usado. 

A opção deve ser focada nos recursos disponíveis, orçamento, capacidade da equipe e resultados que são esperados.

Desta forma todo o time pode se manter focado na meta e as chances de saírem do escopo diminuem drasticamente. 

Considerações finais

De fato, realizar todo o trabalho de gestão de projetos de TI de forma manual, além de exigir um esforço sobre-humano, não é eficiente. Utilizar apetrechos tecnológicos, deixa o trabalho muito mais rápido e eficaz.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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