A assinatura eletrônica chegou para ficar e estão mudando completamente a maneira como as empresas fazem negócios. A verdade é que esse recurso está oferecendo muitos impactos para os processos internos.
Isso se deve a transformação digital em diversas vertentes que mudou a dinâmica dos negócios e as organizações precisam se adaptar para não perder espaço para os concorrentes.
Vários recursos digitais surgiram nos últimos anos, como no caso da computação em nuvem, o 5G, internet das coisas, entre outras inovações que estão mudando e vão mudar ainda mais a maneira de consumir e de se relacionar com o consumidor.
Hoje em dia, as empresas não conseguem mais fazer negócio como faziam anos atrás e insistir em procedimentos antigos é cair no erro. Afinal, dessa forma, a empresa somente perderá clientes.
Isso porque os recursos tecnológicos agilizaram muito a vida das pessoas e se tem uma coisa que o consumidor moderno odeia é burocracia e perder tempo.
As assinaturas eletrônicas estão totalmente de acordo com as novas exigências, por isso, este artigo vai explicar seu conceito, falar um pouco sobre a importância de aderir no negócio e explicar um pouco sobre a diferença entre assinatura eletrônica e digital.
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é um recurso simples que ajuda a autenticar um documento sem depender da assinatura manual feita em papel. Todas as formas de subscrição são eletrônicas e utilizam os meios computacionais para fazer a confirmação.
O recurso possui muitas possibilidades com o intuito de facilitar o dia a dia de empresas e pessoas, entre elas estão:
- Assinatura digital;
- Assinatura digitalizada;
- Assinatura por reconhecimento de IP;
- Token;
- Biometria;
- Chancela por login e senha.
Isso significa que um fabricante de lâmina de madeira para móveis pode aproveitar diversas formas de autenticação eletrônica, como no caso do login via LinkedIn e uso de SSO.
Assinatura eletrônica também é um termo sinônimo de outros tipos de assinatura feitos por recursos tecnológicos, mas ele realmente se refere a uma forma de autenticação que reproduz a imagem da empresa após o login em uma plataforma especial.
A organização precisa se logar nessa plataforma, fazer o upload do documento, mostrar onde estão os marcadores de assinatura, tanto dela quanto de terceiros, e confirmar sua autoria.
Isso é feito ao reproduzir a imagem da firma manuscrita ou ao fixar uma mensagem, afirmando que a organização foi subscritora eletrônica do documento.
O sistema vai disparar os e-mails para os outros assinantes, por meio de um link onde eles podem autenticar os documentos.
Um fabricante de aço corten vazado faz tudo isso de maneira digital, por essa razão, é possível assinar um contrato com cerca de quinze signatários em alguns minutos, mesmo que eles estejam em lugares diferentes.
Importância de aderir a assinatura eletrônica
A relevância de adotar a assinatura eletrônica para o negócio é explicada por meio dos benefícios que essa tecnologia traz. Entre eles estão:
Redução de custos
Um dos maiores objetivos das organizações é reduzir custos, e por meio da assinatura eletrônica, isso é possível, tendo em vista que não será necessário gastar dinheiro para imprimir cópias de documentos, transportar contratos ou gastar com os Correios.
De acordo com a IACCM (The International Association for Contract e Commercial Management), uma gestão física ineficiente de documentos pode levar quase 10% da receita da corporação.
Segurança de dados
Ao contrário do que algumas pessoas acreditam, os meios digitais trazem muita segurança para dados e informações importantes e sigilosas.
Entretanto, quando se trata de documento físico, é muito mais fácil sofrer com fraudes e extravios, por outro lado, no ambiente virtual, os documentos são protegidos com criptografia e outras tecnologias que garantem sua segurança.
Por meio de uma plataforma reconhecida no ramo, uma oficina especializada em inspeção veicular anual tem acesso a um processo de validação jurídica, criptografia e hash de segurança.
Também são plataformas que contam com servidores e serviços de empresas renomadas, o que torna o procedimento muito seguro.
Otimiza o tempo
Inegavelmente, a assinatura eletrônica otimiza muito o tempo das empresas, o que facilita na hora de formalizar negociações, centralizar informações e afastar a necessidade de armazenar documentos físicos em gavetas e armários.
Através da assinatura digital e uma boa gestão de documentos digitais, as organizações não precisam passar horas procurando documentos físicos em gavetas e armários de escritório.
O armazenamento em nuvem permite que todos os contratos e documentos sejam localizados com apenas alguns cliques, o que favorece muito a rotina da empresa.
Proporciona credibilidade e crescimento
Outra grande vantagem da assinatura eletrônica é que ela facilita muito a rotina e traz mais credibilidade para a organização. Se uma companhia de recibo holerite online utilizar esse serviço, vai contar com um recurso estratégico para as suas operações.
A organização terá muito mais controle sobre os documentos que tramitam pelos diversos departamentos, trazendo mais integração de equipes e centralização de informações.
Além dos benefícios citados, a assinatura eletrônica também ajuda a reduzir o consumo de papel, uma das coisas mais importantes para o planeta hoje em dia.
É uma tecnologia sustentável e que ajuda a preservar o meio ambiente, responsabilidade que deve ser assumida por qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou segmento.
Além do mais, a assinatura eletrônica agiliza a produtividade dos colaboradores, eliminando processos burocráticos, de maneira simples e segura.
Assinatura eletrônica X assinatura digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, ou seja, a assinatura eletrônica é algo mais abrangente e que engloba formas de aceitação comprovadas por um ou mais mecanismos presentes no universo eletrônico.
Quando uma empresa que oferece curso de natação de cachorro contrata uma plataforma de assinatura eletrônica, poderá contar com maneiras não criadas de assinar um documento no universo eletrônico.
Isso quer dizer que toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Isso acontece porque a assinatura digital não é apenas uma cópia ou versão da manuscrita, como no caso da assinatura digitalizada por meio de scanner.
O conceito descreve um formato específico e que é validado por autoridades competentes porque segue padrões relacionados à infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Documentos que poderiam exigir o reconhecimento de firma em cartório só podem ser assinados eletronicamente se houver uma assinatura digital.
Por outro lado, contratos e ações que não dependem de tanto rigor legal podem ser assinados de outras maneiras com assinatura eletrônica, como no caso de uma versão digitalizada ou criação de uma senha.
Supondo que um fornecedor de caixa de passagem elétrica externa queira fazer um contrato eletrônico de prestação de serviços para seu cliente, tendo intenção de vinculação jurídica entre as partes, precisa comprovar a autoria da declaração.
Além disso, é necessário integridade do conteúdo da comunicação ou do documento e para garantir a segurança de tudo isso, é muito essencial usar a assinatura eletrônica, visto que se baseia em criptografia simétrica.
O usuário cria uma senha com números e letras e, ao registrar essa senha, diz para o administrador do site que o código confirma a sua vontade de entrar no sistema e concorda com o que está presente no contrato.
Mas um fabricante de bateria automotiva também pode usar assinatura digital, que é um pouco mais complexa e atesta de maneira fidedigna autenticidade de uma vontade expressa em um acordo eletrônico.
A assinatura digital deve ser vista como uma evolução da assinatura eletrônica, embora seja um dos elementos dela, e só foi possível por conta da criptografia simétrica e da chave pública.
O propósito desse tipo de assinatura é aumentar a segurança e a eficiência da chave eletrônica, trazendo mais facilidade para as partes envolvidas.
Qualquer pessoa física e jurídica, caso queira ou precise, pode ter uma assinatura eletrônica. Para definir se ela é necessária ou não, um centro veterinário popular deve averiguar qual é seu propósito.
Isso porque, algumas vezes, a assinatura digital é que deve ser utilizada, e um exemplo disso são pessoas que precisam assinar documentos em nome de uma empresa ou emitir nota fiscal.
Considerações finais
A tecnologia trouxe muitas vantagens para as empresas e uma delas é a assinatura eletrônica, que facilita muito a rotina de organizações e profissionais, agilizando burocracias, inclusive se os envolvidos estiverem em países diferentes.
Isso é muito importante para o andamento dos processos diários, trazendo mais modernidade e praticidade ao cotidiano, além de se libertar de documentos impressos que atrapalham e ainda correm mais riscos do que os documentos eletrônicos.
Depois de conhecer um pouco mais sobre a assinatura eletrônica, ficou fácil entender por que ela tem conquistado tantas pessoas e empresas e o quanto é útil no cotidiano profissional.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
