Gerenciar adequadamente um escritório nem sempre foi uma tarefa simples. É necessário encontrar as melhores soluções para isso, sendo o modelo Lean Office um exemplo prático e funcional para qualquer tipo de empreendimento.
É comum perceber, no dia a dia, o quanto uma empresa está desperdiçando dentro do seu escritório. Isso pode significar uma série de pontos, que devem ser revistos o mais rápido possível para evitar prejuízos.
Diante disso, tal como algumas fábricas buscam otimizar a sua manufatura com a filosofia Lean, as empresas podem otimizar os processos internos da sua gestão aplicando o Lean Office neles.
Mas afinal, do que se trata esse conceito? Para entender de onde surgiu essa prática, os benefícios que ela pode trazer e conhecer quais são os desperdícios mais comuns nos escritórios, não deixe de ler este conteúdo.
Onde surgiu essa prática?
Para que uma transportadora carga compartilhada ou qualquer outra empresa possa garantir um trabalho mais direcionado e enxuto, ela deve investir em medidas que vão ajudar nos seus processos internos.
Foi diante de necessidades como essa que surgiu o Lean Office. Traduzido de forma livre como escritório enxuto, o conceito surgiu inspirado no sistema de administração da Toyota, já nos anos 90, para tornar a sua manufatura mais prática e menos onerosa.
Isso ocorreu pois a ideia era reduzir desperdícios identificados nos processos da fábrica, sem que isso significasse perder a eficiência. Sendo assim, o objetivo era ganhar produtividade após um cenário pós-guerra.
Mas, justamente porque o formato é eficaz, o pensamento enxuto foi estendido para áreas de administração, passando então o conceito a se chamar Lean Office.
Por isso, a filosofia Lean Office é a aplicação feita para a área interna das empresas, com o intuito de eliminar os desperdícios sem impactar a produtividade.
Os benefícios do Lean Office para escritórios
Tal como muitas pessoas pesquisam por coworking perto de mim, pelos benefícios que locar um espaço de trabalho próximo traz para elas, aplicar o Lean Office é um modo de conquistar vantagens para a empresa.
Entre as principais, vale a pena mencionar, por exemplo, o melhor aproveitamento de tempo, o que acaba por gerar um fluxo de trabalho otimizado. Além disso, a redução de desperdícios e a rapidez na coleta de informações são vantagens relevantes.
Ao mesmo tempo, os processos internos se tornam mais práticos, como a padronização da documentação da empresa. Com isso, o processamento de tarefas leva menos tempo, o que também aumenta a produtividade de toda a equipe.
Outros benefícios que saltam aos olhos são a maior participação de cada funcionário, além do fato de que o ambiente de trabalho passa por uma reorganização.
Na prática, do mesmo modo que uma agenda personalizada advogado ajuda na gestão do dia a dia do profissional, o Lean Office ajuda na gestão de qualquer escritório, o que o torna um conceito importante e relevante.
Desperdícios encontrados em escritórios
Tão importante quanto entender os benefícios que o Lean Office pode trazer é perceber quais são os desperdícios que ele combate.
De modo geral, pode-se encontrar uma série de ações que trazem prejuízos para a companhia. Em uma lista rápida, é possível mencionar:
- Habilidades;
- Transporte;
- Processamento;
- Defeitos;
- Estoque;
- Movimentos;
- Espera;
- Excesso de produção.
O desperdício de habilidades é visto quando há falta de padronização de processos, além de ser encontrado também na falta de acolhimento de sugestões dos profissionais que trabalham no local.
Quando a pauta é transporte, a perda se dá nas grandes quantidades de aprovações necessárias para os documentos internos, quando eles transitam entre departamentos diferentes.
A existência de processos burocráticos e o excesso de informações desnecessárias mostram o quanto o processamento das atividades pode trazer prejuízos. Defeitos como correção de documentos e relatórios são outros exemplos.
Na área de estoque, pode haver uma série de documentações em aberto, muitas informações perdidas ou passadas, além de que os processos de armazenamento, se não forem otimizados, trazem atrasos consideráveis para a rotina do estabelecimento.
Um paradoxo pode ser o de movimento e espera. Enquanto pode ser necessário vários deslocamentos de funcionários entre setores, há também a possibilidade de perda de tempo por excesso de espera em aprovações e em outros aspectos.
Por fim, o excesso de produção, no qual se vê a criação de muitos registros, documentos e cadastros, acaba por atrapalhar o fluxo de trabalho.
Por isso, aplicar o Lean Office pode ser promissor para um escritório de contabilidade ou para uma assistência técnica para pc, mudando o cenário do local.
Considerações finais
O Lean Office é uma filosofia que pode mudar consideravelmente o cenário das empresas, que se encontram com prejuízos que impactam a sua produtividade.
Sendo assim, não deixe de considerar o Lean Office como a solução que faltava para a sua companhia, e conquiste vantagens para o dia a dia do estabelecimento.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
