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5 tipos de ferramentas que todo empreendedor deve conhecer

Se você possui um empreendimento, provavelmente já sentiu que fazer a gestão do negócio, principalmente sozinho, não é uma tarefa fácil. Para auxiliar nesse processo, existem ferramentas que podem contribuir com aspectos administrativos, financeiros e até da organização da rotina.

Prossiga a leitura para conhecer 5 tipos de ferramentas essenciais para o desenvolvimento do seu negócio.

A tecnologia é uma aliada poderosa para diferentes atividades, cotidianas e profissionais, o que agrega diversas vantagens para o processo de gestão. 

Por isso, não deixe de aproveitar a tecnologia e as ferramentas que vamos mencionar aqui para qualificar ainda mais o seu negócio.

  1. Ferramentas de controle de qualidade 

Para ter um bom controle da qualidade dos seus produtos, use ferramentas de gestão de qualidade e padronização de materiais. Alguns exemplos são:

Ciclo PDCA

Essa é uma ferramenta de gestão que consiste em 4 passos, sendo muito utilizada para controlar e melhorar processos, assim como para solucionar problemas. 

Os quatro passos consistem, basicamente, nas letras da sigla, sendo sua definição: 

  • Plan – Planejar

No planejamento, o problema a se solucionar ou produto a ser aprimorado é definido.

Posteriormente, uma análise e plano de ação são traçados estabelecendo como melhorar ou solucionar tal questão. 

  • Do – Fazer

Envolve as partes necessárias para executar o plano elaborado no passo anterior, fazendo o acompanhamento do processo. 

  • Check – Verificar

Nessa etapa deve-se verificar os resultados completos dos processos que foram executados, analise se o objetivo estimado foi atingido. 

Veja se tudo ocorreu como planejado e, se necessário, faça uma reavaliação do plano proposto. 

  • Act – Agir

Agora, compartilhe o aprendizado com a equipe, reflita o que pode ser mudado e, se ocorreu tudo como planejado, você pode padronizar o processo na sua empresa criando um processo de atuação para tais cenários traçados.

Deste modo, o ciclo PDCA é uma importante ferramenta de qualidade para avaliação e qualificação de processos. Ela pode ser usada em qualquer modelo de negócio. 

Heflo

Essa é uma ferramenta para gerenciar processos que estão em diagramas. 

A plataforma reúne todos os processos da empresa em um único lugar, facilitando o acesso de todos às informações de conhecimento geral dos participantes. 

Mais ainda, essa ferramenta conta com uma parte específica para armazenar os documentos dos processos de forma completa na nuvem. 

Ou seja, essa é uma ótima maneira de armazenar o aprendizado de cada processo sem ocupar espaço. 

Por exemplo, se você tem uma empresa de Hardware especializada em manutenção de nobreak, imagine o trabalho poupado por poder separar as notas de manutenção dos nobreaks dentro de uma pasta específica, por exemplo.

Matriz BCG

Essa é uma ferramenta muito conhecida no meio de gestão de empresas. 

Na prática, ela consiste em uma análise gráfica com objetivo de analisar o portfólio de produtos e as unidades de negócios da sua empresa, sendo muito útil para empresa de instalação de energia solar, lojas de artigos domésticos, serviços de automação, dentre diversos outros segmentos.

A ferramenta se apresenta em uma matriz 2 por 2 que analisa o ciclo de vida dos produtos e unidades. Os eixos são o crescimento do mercado por participação relativa. 

Dentro dos eixos estão os 4 quadrantes que são a vaca leiteira, a estrela, o abacaxi e a interrogação. Parece meio aleatório à primeira vista, mas vale a pena conferir como funciona essa ferramenta que te ajuda a analisar seu portfólio. 

  1. Ferramentas de gestão de cenário 

Além do acompanhamento estratégico e gestão de qualidade, faz parte de um bom gerenciamento controlar o ambiente interno da sua empresa, assim como ter clareza e compreensão do ambiente externo para melhor tomada de decisão e visualização de tendências e mudanças.

Alguns exemplos desse tipo de ferramentas são:

Análise SWOT

A nomenclatura é um acrônimo em inglês das palavras Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças – por isso em português é também conhecida como análise FOFA).

Essa análise é uma ferramenta que examina a influência do ambiente interno e externo de uma empresa. Ou seja, é um estudo de cenário que serve de apoio para o desenvolvimento do planejamento estratégico.

Ao analisar o ambiente interno, essa ferramenta permite verificar os pontos fortes e fracos do negócio em questão, isto é, a força e a fraqueza. Desse modo, é possível fazer a manutenção desses aspectos e qualificar ainda mais os processos.

Já em relação à análise do ambiente externo, a SWOT possibilita procurar pelas oportunidades de crescimento para a empresa e também tudo aquilo que pode ser uma ameaça ao desenvolvimento do negócio. 

Por exemplo, uma empresa fortalezense de transformadores de tensão que faz a análise SWOT do ambiente interno, pode descobrir que uma vantagem é ter uma boa equipe de vendedores e uma fraqueza é não ter uma linha de logística muito boa.

Essa mesma empresa pode fazer a análise do ambiente externo e, dessa vez, descobrir que ela possui uma boa oportunidade no mercado por possuir transformadores de energia solar preço, o que nenhuma concorrente possui – sendo um importante diferencial.

Contudo, uma ameaça é a concorrente que está fazendo uma boa estratégia de marketing com ferramentas de SEO (Search Engine Optimization – otimização de mecanismos de busca) e captando os clientes que pesquisam sobre energia solar, por exemplo.

Deste modo, os profissionais podem traçar estratégias para posicionar a marca e se destacar, considerando as características levantadas e as oportunidades existentes. 

Além disso, é possível avaliar novas potenciais medidas, como adotar palavras-chave específicas para energia solar Fortaleza preço, ou mesmo estabelecer parceria com a empresa que atua com placas solares, mas não com os transformadores e geradores, agregando mais benefícios ao mercado e não perdendo parcela de clientes.

  1. Ferramentas de Gestão Financeira 

Todo empreendedor sabe como é desgastante lidar com toda a parte financeira da empresa, visto que é cheia de burocracias e decisões difíceis a se tomar. 

Por isso, seguem alguns exemplos de ferramentas que podem te auxiliar nesse processo.

Canvas

O modelo canvas é uma ferramenta muito utilizada por empresas de todos os tamanhos e visa contribuir com o desenvolvimento do modelo de negócio, trazendo mais clareza sobre os processos, custos, parceiros, diferenciais e até mesmo sistemas para a entrada de dinheiro.

O modelo também pode ser usado como documentação de negócios já consolidados, permitindo promover mudanças e qualificações, bem como a visualização do negócio mais adequadamente.

Para isso, a ferramenta consiste em um modelo gráfico com matriz de informações cruciais do negócio, trazendo elementos correlatos ao core do negócio e seus produtos/projetos. 

O principal foco é o financeiro, mas não o único, pois ela também aborda temas como infraestrutura e clientes, por exemplo.

A ferramenta trabalha originalmente com nove áreas da empresa, podendo ser modificada dependendo do negócio que adota o modelo. 

Uma boa sugestão é montar o seu modelo canvas de modo que ele ocupe apenas uma folha e tenha um bom design, considerando ao menos fatores como os principais canais de comunicação, parceiros, concorrentes e sistema de precificação.

DRE

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é uma ferramenta que apresenta o setor financeiro da empresa em formato de mapa. Esse mapa conterá a receita, os custos, lucros e tributos.

Por exemplo, empresas de energia solar na Bahia com DRE pode ter seus custos mapeados de forma a identificar as origens de gastos e investimentos e o que pode ser otimizado para se manter competitiva.

Ela subtrai do faturamento da empresa o custo de operação, os tributos e as demais despesas necessárias para mostrar o resultado líquido obtido. 

A DRE chega a ser obrigatória em algumas empresas, pois a sua análise é de extrema importância, promovendo um padrão comparativo claro entre empresas de um mesmo segmento.

Mesmo que não seja obrigatória, ainda assim recomendamos a ferramenta para realizar uma gestão bem controlada. 

  1. Ferramentas de Gestão de tarefas e prioridades

Saber lidar com o tempo é uma prioridade para um bom gerenciamento próprio e do negócio, sendo crucial para equipes de administração e gestão.

São muitas tarefas e, às vezes, o gestor pode se perder quanto ao que entregar primeiro. Para ajudar nisso, é possível recorrer a ferramentas como:

Matriz de Eisenhower 

Essa é uma ferramenta que te auxiliará a definir suas prioridades além de organizar as suas tarefas diárias. 

A matriz possui dois eixos (urgente e importante) e uma classificação em quatro partes, a partir dos quadrante, sendo eles:

  • Urgente e importante – essa deve ser a prioridade;
  • Não urgente e importante – deve ser feita logo, mas pode ser planejada;
  • Urgente e não importante – deve ser realizada, mas pode ser delegada;
  • Não urgente e não importante – pode ser deixado para depois ou até eliminado.

Essa é uma ferramenta muito relevante para os gestores que precisam aprimorar o uso do tempo, processos de delegação e priorizar projetos próprios e das equipes, decidindo a ordem das tarefas a serem realizadas. 

Dessa forma, a ferramenta auxilia a não se perder nas demandas, ajudando na produtividade, e criando um registro das ações.

Assim, se você tem a tarefa de comprar nobreak para os computadores da empresa, por exemplo, é preciso avaliar o quanto a ausência desse item impactará na rotina geral para categorizar na matriz e determinar se é urgente e importante (ou não) para realizar a ação no tempo mais adequado.

Trello 

Essa é uma ferramenta muito utilizada que tem como função fazer a gestão de projetos e tarefas, facilitando a execução por parte do time envolvido, que consegue acompanhar a evolução dos projetos e quem está responsável por cada etapa. 

Por exemplo, antes que a equipe da sua empresa pesquise por projeto energia solar preço, tenha em mente informar sobre a manutenção e estabelecer como um projeto integrado, visto que pode impactar e envolver diversos setores.

Para isso, um card na ferramenta pode ser criado, inclusive para especificar quando e quais equipes realizarão a instalação das placas e serão responsáveis pelo projeto para uma comunicação mais efetiva na empresa.

Para que isso seja possível, o trello reúne todas as informações inseridas acerca do projeto ou tarefa em forma de quadros, cartões e listas, de maneira didática e bem visual. 

Desse modo, a informação fica disponível para todos os envolvidos de forma simples.

  1. Ferramentas de Gestão Geral 

Visto que fazer a gestão de um empreendimento é uma tarefa trabalhosa, listamos aqui algumas ferramentas que podem ajudar em atividades diversas e mais gerais na empresa, como:

Shoeboxed 

Esse aplicativo é uma ferramenta que transforma todos os seus papéis físicos, como notas e recibos, em documentos digitais. 

Desse modo, suas informações ficam disponíveis de uma forma organizada e simples de navegar, sem ocupar espaços físicos.

Rapportive 

Essa ferramenta é muito útil para os gestores que utilizam Gmail e Linkedin. Ela serve para mostrar, dentre os seus contatos de email, qual deles tem linkedin e qual o perfil da pessoa nessa plataforma, facilitando o networking.

Bitly

Uma ferramenta que está muito presente em todo o meio empresarial é o Bitly, que tem como principal função encurtar links para serem compartilhados mais facilmente em páginas diversas, como blogs sobre ar condicionado em Salvador, redes sociais e até posts publicitários.

Conclusão 

Como pode ser observado a partir das ferramentas disponíveis e suas funções, há uma diversidade de operações que podem ser otimizadas, contribuindo com a organização da rotina e uma gestão mais eficiente de processos e equipes a partir da aplicação tecnológica.

Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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